Platné certifikáty může certifikovaná organizace používat pouze ve spojení se svým obchodním jménem. Certifikáty se mohou dávat do souvislostí vždy jen s rozsahem udělené certifikace.
Platné certifikáty může certifikovaná organizace kopírovat při zachování poměru stran v neomezeném rozsahu a v libovolném měřítku. Kopírovat certifikáty lze v papírové nebo elektronické formě (scan) v barevné nebo černobílé mutaci.
Kopie certifikátů může certifikovaná organizace využít různým způsobem, např.:
- vystavovat v sídle společnosti, ve stálých a dočasných pracovištích, nebo jiných prostorách,
- předávat kopie certifikátů svým zákazníkům nebo přikládat kopie platných certifikátů k prokázání shody např. v nabídkách, inzerátech, v rámci výběrových řízení, jako doklad o certifikaci systému managementu v rámci postupu posuzování shody stanovených výrobků,
- uvádět kopie samostatně ve své odborné, reklamní či propagační dokumentaci,
- uvádět kopie v periodických i neperiodických tiskovinách,
- uvádět kopie na svých webových stránkách,
- apod.
Certifikát platí za předpokladu trvalé shody systému managementu s kriteriální normou nebo technickou specifikací po uvedenou dobu platnosti. Certifikační orgán CERTLINE monitoruje dodržování shody systému managementu s kriteriálními normami nebo specifikacemi prostřednictvím opakovaných certifikací a pravidelných dozorů, prováděných zpravidla v dvanáctiměsíčních intervalech.
V případě ukončení platnosti certifikátu (z jakýchkoliv důvodů) nesmí organizace nadále certifikát a jeho kopie využívat.
Držitelé certifikátů musí pečlivě zvažovat zveřejňování odkazů na certifikaci a uvádění kopií certifikátů ve vydávaných dokumentech s ohledem na problémy a náklady, které mohou nastat při stahování těchto dokumentů v případě, že se certifikát stane neplatným nebo se změní jeho obsah.
V průběhu udržování certifikace provede Certifikační orgán CERTLINE mimořádný dozor, pokud vzniknou následující okolnosti:
- certifikovaná organizace požaduje rozšířit certifikaci,
- vznikly negativní reakce, incident nebo konflikt týkající se certifikovaného systému managementu organizace,
- nastala podstatná změna ve statusu nebo způsobu řízení organizace.
Certifikace udělená Certifikačním orgánem CERTLINE pokrývá pouze ty procesy, systémy managementu výroby nebo služby, které jsou přímo řízeny společností a spadají do jejího rozsahu certifikace. Certifikace systému managementu nepokrývá certifikaci výrobků a nezbavuje společnost jejích zákonných závazků.
Položky, u nichž společnost zprostředkovává prodej (nakupované výrobky v zakázce), v certifikaci zahrnuty nejsou a pověřený prodejce je povinen o tom informovat své zákazníky.
Certifikační orgán CERTLINE má právo pozastavit, odejmout nebo zrušit certifikát kdykoliv v průběhu platnosti certifikátu, pokud nastanou následující případy:
- společnost po vystavené neshodě nedokončí opatření k nápravě v dohodnutém termínu,
- opakovaně přetrvávají neshody s kriteriální normou,
- společnost neumožní Certifikačnímu orgánu CERTLINE provedení dozorového auditu,
- je zjištěno nesprávné použití nebo zneužití Certifikační značky CERTLINE nebo Loga společnosti CERTLINE,
- certifikovaná společnost neplní podmínky „Smlouvy o kontrolní činnosti“ uzavřené s Certifikačním orgánem CERTLINE (včetně plnění finančních závazků),
- certifikovaná společnost neplní podmínky licenčního ujednání uzavřené s Certifikačním orgánem CERTLINE,
- společnost zneváží nebo jinak poškodí akreditační systém Českého institutu pro akreditaci, o.p.s. (ČIA) nebo certifikační systém společnosti CERTLINE, s.r.o.
Pokud se certifikovaná společnost během platnosti certifikátu rozhodne, že již nebude dále certifikaci udržovat nebo pokud to shledá jako nemožné, Certifikační orgán CERTLINE po přijetí takového oznámení certifikát zruší. V tomto případě je společnost povinna přestat používat certifikát, příslušné certifikační značky a odkazy na certifikaci.
Certifikační orgán CERTLINE má právo jakýmkoli způsobem podle svého uvážení publikovat, že společnosti vydal, omezil, pozastavil nebo zrušil certifikát.