Systémy managementu organizací se mohou vyskytovat v různých formách, počínaje kombinovaným systémem přidávajícím samostatné systémy managementu pro každý soubor kritérií/norem zvlášť, až po integrovaný systém managementu (IMS), který sdílí společnou dokumentaci systému, prvky systému managementu a odpovědnosti.
Integrovaný systém managementu je tedy jednotný systém managementu pro řízení několika aspektů činnosti organizace, pro splnění požadavků více než jedné normy/specifikace managementu na dané úrovni integrace.
Úroveň integrace
je úroveň, na které organizace používá jednotný systém managementu, pro řízení několika aspektů činnosti organizace, pro splnění požadavků více než jedné normy/specifikace systému managementu. Integrace se vztahuje ke schopnosti systému managementu integrovat dokumentaci, příslušné prvky systémů managementu a odpovědnosti ve vztahu k dvěma nebo více souborům kritérií/norem systému.
Úroveň integrace systémů managementu je charakterizována následujícími aspekty (výčet není vyčerpávající):
- integrovaným souborem dokumentace, včetně pracovních instrukcí, na dobré a odpovídající úrovni vývoje,
- společným přezkoumáním systémů managementu vedením, které bere v úvahu celkovou podnikatelskou strategii a plán,
- integrovaným přístupem k interním auditům,
- integrovaným přístupem k politice a cílům,
- integrovaným přístupem k procesům systémů,
- integrovaným přístupem k mechanismu zlepšování (nápravná a preventivní opatření; měření a neustálé zlepšování),
- integrovanou podporou managementu, společným zdrojům a integrovanou odpovědností.
Certifikační orgán CERTLINE musí rozhodnout o úrovni integrace (v %) na základě rozsahu, v jakém systém managementu organizace splňuje výše uvedená kritéria.
Při realizaci auditu integrovaného systému managementu se zvyšuje účinnost auditu a tím je dána možnost zkrácení doby trvání auditu. Zvýšení účinnosti umožňuje ušetřit čas:
- v důsledku konání pouze jednoho úvodního a jednoho závěrečného jednání,
- vzhledem k přípravě jediné integrované zprávy z auditu,
- optimalizovanou logistikou,
- během schůzek týmu auditorů,
- současným auditováním společných prvků, např.: řízení dokumentů, interní audity, přezkoumání systému managementu a pod.
Tým auditorů jako celek musí splňovat požadavky na odbornou způsobilost stanovené Certifikačním orgánem CERTLINE pro každou technickou oblast příslušnou každé normě/specifikaci systému managementu, která je zahrnuta do předmětu auditu IMS. Tým auditorů musí být veden vedoucím týmu auditorů, který má odbornou způsobilost nejméně pro jednu auditovanou normu/specifikaci.
Postup certifikace IMS
Žádost o certifikaci integrovaného systému managementu musí obsahovat všechny nezbytné informace vztahující se k úrovni integrace, včetně úrovně integrace dokumentů, prvku systémů managementu a odpovědností, aby bylo možno rozhodnout o úrovni integrace (v %).
Certifikační orgán CERTLINE musí zajistit, aby při vypracovávání Plánu auditu byla úroveň integrace systému (ů) managementu (v %) brána v úvahu. Plán auditu musí zahrnovat všechny oblasti a činnosti vztahující se ke každé normě/specifikaci systému managementu zahrnuté do předmětu auditu.
Během prvního stupně auditu musí tým auditorů potvrdit úroveň integrace IMS. Certifikační orgán CERTLINE musí přezkoumat a podle potřeby upravit dobu trvání auditu, která byla založena na informaci poskytnuté v Žádosti o certifikaci.
V rámci druhého stupně auditu musí být auditovány všechny příslušné požadavky každé normy/specifikace systému managementu, která je relevantní pro předmět IMS. Certifikační orgán CERTLINE musí přidělit dostatečný čas pro provedení úplného a efektivního auditu systému (ů) managementu organizace, pro normy systému managementu, které jsou zahrnuty do předmětu auditu.
Zprávy z auditu vydává Certifikační orgán CERTLINE jako integrované. U každého zjištění uvedeného v integrované zprávě musí být dohledatelné, ke které použité normě/specifikaci systému managementu se vztahuje.
Dozorové a recertifikační činnosti
Certifikační orgán CERTLINE musí potvrdit, že úroveň integrace se nemění v průběhu celého certifikačního cyklu, aby zajistil, že stanovená doba trvání auditu je stále použitelná.
Neshody integrovaného systému managementu
Certifikační orgán CERTLINE musí vzít v úvahu vliv neshody identifikované pro jednu z norem/specifikaci systému managementu na shodu systému managementu s ostatními normami/specifikacemi.
Pozastavení, omezení nebo odnětí certifikace
Jestliže se pozastavení, omezení nebo odnětí bude týkat jedné normy/specifikace systému managementu, musí Certifikační orgán CERTLINE prověřit, dopady na další normy/specifikace systémů integrovaného managementu.