Pokud organizace působí na více adresách, má zaveden jednotný systém managementu, který zahrnuje identifikovatelné ústředí, v rámci kterého jsou plánovány a řízeny určité činnosti/procesy, a pracoviště (stálá, dočasná nebo virtuální), na kterých se tyto činnosti/procesy zcela nebo z části provádějí, jedná se o tzv. „certifikaci s více pracovišti“. Není nutné, aby organizace s více pracovišti byly jedinou právnickou osobou, ale všechna pracoviště musí mít v tomto případě právní nebo smluvní vazbu na ústředí organizace a musí podléhat jednotnému systému managementu, který vytvořilo a zavedlo ústředí, a který podléhá průběžnému dozoru a interním auditům prováděným ze strany ústředí. To znamená, že ústředí má právo požadovat, aby pracoviště v případě potřeby realizovala opatření k nápravě, pokud budou na jakémkoli pracovišti třeba.
Certifikační orgán CERTLINE má vypracován podrobný postup pro certifikaci organizací s více pracovišti. Vychází se z Žádosti o certifikaci, kde si organizace definuje požadovaný rozsah certifikace. Certifikační orgán CERTLINE musí získat nezbytné informace, aby mohl porozumět právnímu a smluvnímu uspořádání na každém pracovišti, identifikovat ústředí, pochopit, „co se kde děje“, tj. procesy/činnosti prováděné na každém pracovišti, stanovit stupeň centralizace, identifikovat rozsah a složitost provozovaného systému managementu, stanovit stupeň integrace u více systémů managementu, stanovit dobu trvání auditu, stanovit požadované kompetence týmu (týmů) auditorů a pod.
Na základě získaných informací je nutno rozhodnout, jestli je možné aplikovat tzv. „vzorkování při posuzování pracovišť“. To závisí na certifikovaném oboru, procesech/činnostech, velikosti pracovišť, stupni centralizace, míry využívání dočasných pracovišť apod. Ne všechny organizace, které splňují definici organizace s více pracovišti, nebo všechny aplikované normy systémů managementu budou způsobilé a vhodné pro vzorkování. Tam, kde vzorkování neumožní získat dostatečnou důvěru v efektivnost auditovaného systému managementu je vzorkování vyloučeno.
Certifikace organizací, na které lze aplikovat vzorkování
V případě organizace s více pracovišti, kdy např. organizace má jednotný systém managementu, ústředí má organizační pravomoc definovat, zavádět a udržovat systém managementu, systém podléhá centralizovanému přezkoumávání a programu interních auditů, každé z pracovišť provádí velmi podobné procesy/činnosti, a pod. je vzorkování pracovišť vhodné a je povoleno. Výběr vzorku pracovišť musí mimo jiné zohledňovat aspekty jako např. složitost systému managementu a procesů prováděných na pracovištích, výsledky interních auditů pracovišť a přezkoumání systému managementu, výsledky předchozích certifikačních auditů, rozdíly ve velikosti pracovišť, rozdíly v režimech směn, rozdíly v pracovních postupech, záznamy o stížnostech a pod.
Ústředí musí být auditováno vždy během prvotního a každého recertifikačního auditu a minimálně jednou za kalendářní rok v rámci dozoru.
Proces vzorkování je součástí řízení Plánu auditu. Certifikační orgán CERTLINE musí pokaždé přezkoumat vzorkování předpokládané v Plánu auditu, aby zjistil, zda se nezměnil rozsah nebo struktura pracovišť a není třeba upravit velikost vzorku před provedením auditu s ohledem na udržení certifikace.
Pokud je podána žádost o přidání nového pracoviště (nebo nové skupiny pracovišť ) k již certifikované organizaci s více pracovišti, musí Certifikační orgán CERTLINE stanovit v Plánu auditu další požadované činnosti, které je třeba provést předtím, než jsou nová pracoviště zahrnuta do certifikátu. Součástí tohoto kroku je zvážení toho, zda je třeba provést audit nového pracoviště (nových pracovišť), či nikoli.
Certifikace organizací, na které nelze aplikovat vzorkování
Vzorkování pracovišť není vhodné v případech kdy např.:
- v organizaci není zaveden jednotný systém managementu,
- existují rozdílné pravomoci a odpovědnosti v zavedeném systému managementu (např. při přezkoumávání systému, interních prověrkách, vydávání opatření k nápravě apod.),
- certifikované obory, procesy/činnosti indikují na základě analýzy rizik nepřiměřeně vysoké riziko,
- existuje vysoká složitost daného oboru nebo procesů/činnosti,
- všechna pracoviště provádějí značně odlišné procesy/činnosti,
- klient požaduje audit každého pracoviště zvlášť, nebo existuje oborové schéma nebo regulační požadavek stanovující, že každé pracoviště je potřeba auditovat individuálně.
Plán prvotního auditu nebo recertifikačního auditu musí v tomto případě zahrnovat audit všech pracovišť včetně ústředí. V rámci dozorových auditů musí být v každém kalendářním roce pokryto auditem min. 30 % pracovišť, zaokrouhleno nahoru na nejbližší celé číslo. Pracoviště vybraná pro druhý dozorový audit budou obvykle jiná než pracoviště vybraná pro první dozorový audit.
Plán auditu musí být sestaven tak, aby zajišťoval, že budou v průběhu každého cyklu auditovány všechny procesy/činnosti, které jsou součástí rozsahu certifikace.
Certifikační dokumenty (certifikáty)
Certifikační dokumenty (certifikáty) je možno vydat tak, aby pokrývaly více pracovišť, za předpokladu, že každé pracoviště zahrnuté do rozsahu certifikace bylo auditováno Certifikačním orgánem CERTLINE buď individuálně, nebo s využitím přístupu založeného na vzorkování.
Certifikační dokumenty (certifikáty) musí obsahovat název a adresu všech certifikovaných stálých pracovišť (včetně ústředí) a seznam všech činností/procesů na pracovištích prováděných . V odkazech na certifikaci musí být zřejmé, že certifikované činnosti/procesy jsou prováděny sítí pracovišť uvedených v tomto seznamu.
Pokud činnosti prováděné na konkrétním pracovišti zahrnují pouze dílčí část rozsahu činností organizace, musí certifikační dokumenty (certifikáty) uvádět pouze tento dílčí rozsah daného pracoviště. Pokud jsou (na základě přání klienta) uvedena na certifikačních dokumentech (certifikátech) i dočasná pracoviště, musí být taková pracoviště identifikována na certifikátech rovněž jako dočasná.
Certifikační orgán CERTLINE musí udržovat aktuální seznam ústředí a všech pracovišť zahrnutých do certifikace (s výjimkou dočasných pracovišť), včetně vymezení činností, které se na těchto pracovištích provádějí. Proto Certifikační orgán CERTLINE smluvně požaduje, aby ho organizace informovala o uzavření kteréhokoli pracoviště zahrnutého do certifikace nebo o změně realizovaných činností na pracovišti. Neposkytnutí takových informací bude Certifikačním orgánem CERTLINE považováno za zneužití certifikace a certifikační orgán má v takovém případě oprávnění pozastavit, omezit nebo zrušit platnost udělené certifikace.
Na existující certifikační dokument (certifikát) je možné doplnit další pracoviště jako výsledek dozorových či recertifikačních činností. Certifikační orgán CERTLINE má dokumentovaný postupy pro doplňování nových pracovišť v rámci postupu rozšíření rozsahu certifikace.
Neshody
Jestliže jsou interním auditem organizace nebo auditem prováděným Certifikačním orgánem CERTLINE na jakémkoli jednotlivém pracovišti zjištěny méně významné neshody, musí být provedeno šetření s cílem určit, zda mohou mít tyto neshody dopad na ostatní pracoviště. Proto musí Certifikační orgán CERTLINE požadovat, aby organizace přezkoumala tyto neshody s cílem určit, zda se vztahují i na další pracoviště, či nikoli. Pokud se zjistí, že se jedná o nedostatky celého systému managementu, musí být učiněna opatření k nápravě, která musí být ověřena jak v ústředí, tak na jednotlivých dotčených pracovištích. Certifikační orgán CERTLINE musí požadovat důkazy o těchto opatřeních a musí zvýšit četnost vzorkování a/nebo velikost vzorku, dokud se neujistí, že opatření k nápravě byla realizována a byly účinná.
Pokud se v době rozhodovacího procesu na jakémkoli pracovišti vyskytuje významná neshoda, musí být odmítnuta certifikace celé organizace s více pracovišti.
Není přípustné, aby se organizace s cílem překonat překážku způsobenou existencí neshody na jednotlivém pracovišti snažila během certifikačního procesu vyloučit „problematické“ pracoviště z rozsahu certifikace.