Standardní certifikační postup

Zájemce o certifikaci systému managementu podává na Certifikační orgán žádost o certifikaci v listinné nebo elektronické podobě. Žádost je certifikačním orgánem přezkoumána a přijetí žádosti je žadateli písemně potvrzeno.

Žadatel o certifikaci oznámí písemně, telefonicky nebo e-mailem certifikačnímu orgánu svou připravenost k certifikaci. Návazně je s žadatelem uzavřena smlouva o kontrolní činnosti, navrženo složení týmu auditorů a přichystány další dokumenty pro realizaci auditu. Vedoucí týmu auditorů kontaktuje organizaci a upřesní konkrétní termín a vlastní organizaci auditu.

Prvotní certifikace probíhá v následujících etapách:

audit 1. stupně

• tým auditorů zhodnotí specifické podmínky klienta a přezkoumá  dokumentaci systému managementu předloženou klientem
• tým auditorů vypracuje Zprávu z auditu (1. stupně)

audit 2. stupně

• tým auditorů zahájí úvodním jednáním audit u klienta
• realizace vlastního auditu na místě probíhá formou otázek kladených týmem auditorů. Klient k jednotlivým oblastem předkládá důkazní materiály
• tým auditorů realizuje u klienta závěrečné jednání  
• návazně tým auditorů vypracuje Zprávy z auditu (2. stupně)

Na základě vyhodnocení všech informací shromážděných během procesu auditování, přezkoumání certifikačního případu a kladného výsledku auditů rozhodne certifikační orgán o udělení certifikátu systému managementu. Současně poskytuje držiteli certifikátu oprávnění (licenci) pro používání certifikační značky po celou dobu platnosti tohoto certifikátu.

Certifikační orgán provádí soustavnou dozorovou činnost nad vydanými certifikáty systému managementu. Dozorová činnost je prováděna za účelem monitoringu plnění kritérií certifikace formou:

• pravidelných dozorových auditů (zpravidla vždy dva pravidelné dozory realizované v průběhu tříleté platnosti certifikátu)
• mimořádných dozorových auditů (např.: za účelem rozšíření rozsahu certifikace apod.)
• ostatních dozorových činností

Opakovaná certifikace je prováděna certifikačním orgánem v případech:

1. Ukončení platnosti certifikátu po jeho tříletém období platnosti (recertifikace).
2. Z důvodu rozsáhlých změn, úprav nebo stížností na certifikovaný systém managementu.